Chi lavora, soprattutto a distanza, sa quanto è importante condividere documenti in modo veloce e semplice. Google Drive è uno dei sistemi più conosciuti e semplici da usare, anche se non tutti quelli che hanno un account Google sanno che esiste e soprattutto come funziona.
Questo servizio permette l’archiviazione e la condivisione di file online, come documenti, file, foto, video. È dotato di un cloud da dove si può accedere da qualsiasi dispositivo connesso sul web, anche tablet e smartphone. Questo sistema è infatti molto utilizzato negli ambienti di lavoro, per la sua semplicità di utilizzo e la capacità di mettere in collaborazione gli utenti, che possono condividere i loro file con altri e modificarli in modo sincronizzato. Il servizio è gratuito, ma ha uno spazio di archiviazione limitato. Tuttavia, è possibile acquistare spazio aggiuntivo se si supera il limite consentito.
Come attivare Google Drive sul proprio dispositivo
Per cominciare a usare Google Drive bisogna creare un account Google.
Questo mette a disposizione una casella postale con Gmail in modo gratuito e uno spazio di archiviazione di 15 GB condiviso tra i servizi di Google Foto, Drive e Gmail.
Come detto, si può acquistare uno spazio aggiuntivo di 100 GB se necessario.
Dopo aver creato l’account bisogna fare un login e accedere al sito web cliccando in alto a destra sul quadrato vicino alla miniatura dell’account e cercando l’icona a forma di triangolo colorato. In alternativa si può digitare sulla barra il sito web drive.google.com o scaricare l’app sul dispositivo. Sugli smartphone e tablet Android l’app si trova su Google PlayStore. Anche qui è molto semplice utilizzarlo, avendo le stesse funzioni di quella disponibile per computer. Le differenze sui sistemi operativi iOs sono minime: dopo aver scaricato l’app su App Store si può accedere all’account Google e cominciare a gestire file e documenti proprio come si fa al pc.
Come funziona Google Drive sul Pc o dispositivi mobili
Dopo aver eseguito l’accesso all’interno del servizio, si può cominciare a caricare i file trascinandoli dal computer o cliccando su “Nuovo” in alto a sinistra.
Google Drive consente di creare cartelle e organizzare i propri file.
Condividere i propri documenti con gli altri utenti è molto semplice: basta selezionare un file o una cartella e fare click con il pulsante destro del mouse.
Dopodiché bisogna selezionare l’opzione “Condividi”. I file si possono condividere tramite un link o invitare gli utenti con l’indirizzo e-mail.
Google Drive permette, inoltre di collaborare in tempo reale. Questo sistema è molto comodo per chi lavora e permette di modificare documenti Word, Excel e presentazioni da parte di più persone che partecipano al progetto. Un’altra caratteristica che rende questo servizio eccellente è la possibilità di sincronizzare su diversi dispositivi, in modo da dare la possibilità di accedere ai file da qualsiasi apparecchio connesso all’account. Ma non finisce qui, perché è possibile accedere ai documenti anche senza connessione internet, abilitando l’accesso offline. Questo sistema è molto comodo perché permette di vedere, modificare e creare file quando si è offline e le modifiche verranno sincronizzate una volta connessi. Come detto, lo strumento dà la possibilità di ampliare lo spazio di archiviazione se quello gratuito finisce e il servizio è a pagamento. Queste sono soltanto alcune delle funzionalità principali di questo servizio, molto versatile che consente un eccellente lavoro di gruppo in ufficio.
Come sfruttare appieno le potenzialità di Google Drive
Oltre alle funzioni più conosciute, Google Drive permette anche di mantenere traccia delle versioni precedenti di un file e di ripristinarle. Questa funzione è molto importante per confrontare le modifiche e di rimediare a un precedente errore. Attraverso questo servizio è possibile, inoltre, creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni direttamente con la suite di produttività di Google. Questa è una funzione molto comoda, soprattutto per chi non ha programmi installati sul pc, permettendo di realizzare i documenti direttamente dal browser.
Con questo servizio è possibile, inoltre, creare sondaggi con i moduli Google, un sistema molto utilizzato dagli studenti che fanno ricerche per realizzare le loro tesi di laurea.
Le possibilità non finiscono qui, perché si possono anche realizzare disegni, mappe, siti e lavagne digitali come Jamboard. Ovviamente è possibile anche collegare altre applicazioni al servizio. Un’altra possibilità offerta da Drive è il motore di ricerca avanzata che permette di cercare all’interno di diversi formati di file. Questi vengono indicizzati in base al contenuto, quindi è possibile cercare una frase specifica o una parola anche se non si conosce il nome del documento. Drive permette, inoltre, l’integrazione con altre applicazioni di Google. Alcune di queste sono: Gmail, Google Calendar, Google Foto. Grazie a questo è possibile allegare file direttamente da Gmail e aggiungere eventi con documenti condivisi nel calendario o scaricare video o foto caricati su Google Drive in Google Foto.
